Firma digital y gestión documental
Terce deja los documentos laborales de tu empresa en digital de punta a punta: el contrato se genera, se firma, queda archivado en la carpeta del trabajador y desde ahí mismo se declara a la Dirección del Trabajo. No es escanear lo que ya firmaste en papel: es que el papel deje de ser el original.
¿Qué problema resuelve tener los documentos en digital?
El problema no es firmar, es encontrar. Una empresa de cien personas acumula contratos, anexos de sueldo, cambios de jornada, pactos de horas extra, cartas de amonestación y finiquitos, y todo eso vive en un archivador, en el correo de alguien y en una carpeta compartida a la vez.
Eso funciona hasta el día en que hay que demostrar algo. Una fiscalización, un juicio laboral o simplemente un trabajador que pregunta por su anexo de hace dos años se resuelven con el documento en la mano o no se resuelven.
¿Qué incluye el servicio?
- Generación de los documentos a partir de los datos que ya están en la ficha del trabajador, no tipeados de nuevo.
- Firma electrónica del trabajador y de la empresa, sin imprimir ni juntar a nadie en una oficina.
- Carpeta digital por trabajador, con su historia completa: contrato, anexos, cambios y término.
- El mismo documento sirve para el registro ante la DT, así que no hay una segunda versión que se desincronice.
¿Por qué importa que la firma y el registro sean el mismo flujo?
Porque el error clásico es de traspaso. Se firma un anexo de aumento de sueldo, se guarda en una carpeta, y el registro ante la Dirección del Trabajo queda para después. Después nunca llega, y el documento existe pero la empresa igual quedó en falta.
Cuando firmar y registrar son el mismo recorrido, no hay un "después".
¿Y los contratos que ya están en papel?
Se digitalizan y se cargan a la carpeta del trabajador para que la historia esté completa en un solo lugar. Lo que se firmó en papel sigue siendo válido como se firmó: digitalizar no lo cambia, lo hace encontrable.
Preguntas frecuentes
¿Un contrato firmado en digital tiene validez?
Sí, siempre que se firme como corresponde. Esa es justamente la parte que conviene no improvisar: qué documento admite qué tipo de firma no es una decisión de sistema, es una decisión normativa, y es parte de lo que el equipo define al montar el servicio.
¿Mi gente tiene que instalar algo?
No. La firma llega por un enlace y se hace desde el teléfono o el computador. El diseño parte de tu operación: si tu gente no tiene correo corporativo, se resuelve de otra forma.
¿Qué pasa si un trabajador no firma?
Lo mismo que en papel: el documento queda pendiente y alguien tiene que ir a buscarlo. La diferencia es que en digital se ve quién firmó y quién no, en vez de descubrirlo cuando hace falta el papel.
¿Se puede contratar solo esto?
Sí, aunque rinde más junto con los registros ante la Dirección del Trabajo, porque el documento que se firma es el mismo que después hay que declarar.